Malfunzionamento del registratore di cassa

Il mio registratore di cassa si è rotto!! Come mi comporto?

Sembrerà una domanda banale, ma con l’avvento dei registrati di cassa telematici, sono cambiate anche le modalità di gestione, d’eventuali guasti al macchinario…

In circostanze normali, nel momento in cui l’esercente effettua la chiusura di cassa giornaliera, il registratore telematico in modo del tutto automatico totalizza i corrispettivi memorizzati dall’ultima chiusura, prepara un file che li contiene e lo trasmette tramite collegamento internet all’Agenzia delle Entrate. Il registratore telematico è usualmente dotato di una funzione automatica di ripetizione dei tentativi di invio dei file; se al momento della chiusura giornaliera la trasmissione del file non è possibile, il registratore telematico ritenta più volte la trasmissione nei giorni successivi. Ricordiamo, tuttavia, che il termine massimo da rispettare per la trasmissione dei file dei dati dei corrispettivi giornalieri, per legge, è di 12 giorni dal momento dell’operazione.

Vediamo oggi, come comportaci in caso di malfunzionamento, a seconda di ogni casistica!

Il registratore di cassa funziona, ma non riesce a collegarsi alla connessione internet

Se la problematica è limitata alla linea internet, l’esercente è tenuto a:

1) Estrarre dall’apparecchio, il file contenente i dati dei corrispettivi telematici elaborato e sigillato dal registratore telematico, ma non trasmesso da quest’ultimo, riportandolo su una memoria esterna (es. USB);
2) Collegarsi da pc o tablet al portale “Fatture e Corrispettivi”, scegliere il percorso “vai a Corrispettivi – Gestore ed esercente – Procedure di emergenza – Assenza di rete”, ed effettuare il caricamento (upload) e l’invio del file; se i file sono più di uno, l’upload dovrà essere effettuato uno alla volta. Tale operazione può essere svolta anche da un intermediario delegato pertanto, l’esercente può consegnare/inviare il file contenente i dati dei corrispettivi al proprio Commercialista, al fine che si occupi della trasmissione all’Agenzia delle Entrate.

Ricordiamo, che anche in questo caso, la trasmissione all’Agenzia delle Entrate deve essere effettuata entro 12 giorni lavorativi.

Il registratore di cassa è completamente non funzionante

Se il guasto è totale, l’esercente deve seguire i seguenti passi:

1) comunicare lo stato di “fuori servizio” del registratore telematico all’Agenzia delle Entrate e per fare ciò l’esercente deve accedere con le proprie credenziali al portale “Fatture e Corrispettivi”, seguire il percorso “vai a Corrispettivi → Gestore ed esercente → Ricerca dispositivo” e selezionare il dispositivo che vuole mettere “fuori servizio”. Dalla pagina di “Dettaglio dispositivo”, potrà accedere alla funzionalità di “Cambio Stato”, cliccando sul bottone cerchiato in rosso “fuori servizio”.Tale operazione può essere svolta anche da un intermediario delegato pertanto, l’esercente può avvisare il proprio Commercialista, al fine che si occupi di gestire questa variazione. In questo modo, l’informazione che l’apparecchio è guasto apparirà al momento della consultazione del QRCode applicato all’apparecchio stesso e sia i clienti sia gli eventuali verificatori della Guardia di Finanza o dell’Agenzia delle Entrate, avranno la possibilità di comprendere che il registratore telematico è momentaneamente “fuori uso” e non in grado di memorizzare elettronicamente i dati delle operazioni ed emettere i documenti commerciali;
2) contattare l’assistenza del produttore del registratore telematico, affinché venga effettuata la riparazione dell’apparecchio;
3) compilare manualmente, anche in modalità elettronica (ad esempio, file di word o excel), un apposito registro di emergenza in cui annotare i dati dei corrispettivi delle singole operazioni;
4) facoltativamente, l’esercente potrà comunicare telematicamente all’agenzia delle entrate i dati dei corrispettivi giornalieri, accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” e scegliendo il percorso “vai a Corrispettivi – Gestore ed esercente – Procedure di emergenza – Dispositivo fuori servizio”.

Alla riaccensione del registratore telematico nel giorno di riapertura dopo l’emergenza, al momento della chiusura giornaliera, sarà il registratore stesso a comunicare automaticamente all’Agenzia delle entrate la variazione dello stato da “fuori servizio” a “in servizio”. Pertanto, l’esercente o il suo intermediario non dovranno effettuare alcun intervento nel portale “Fatture e Corrispettivi”.

Speriamo che non abbiate mai bisogno d’applicare queste procedure, ma in caso…

Siamo a vostra disposizione per qualsiasi chiarimento!